Introduction
Tout achat public est un marché quelque soit la somme… Il semble que l’application rigoureuse de cet adage varie d’une collectivité à l’autre.
Il ne faut pas confondre marché et appel d’offre qui est une procédure plus lourde.
En dessous du seuil qui rend obligatoire l’appel d’offre, il y a seulement obligation de mettre en concurence au moins trois fournisseurs.
Expérience de procédure de mise en concurrence
un courrier aux trois fournisseurs demandant une proposition de remise pour une somme à dépenser de x euros. Vous avez intérêt ici à préciser les services attendus autres que la fourniture de documents afin de pouvoir argumenter dans un second temps : fourniture de notices, visite du représentant, livraison, recherches discographiques,…Le montant de la remise variera en fonction de la somme que vous indiquerez.
Une fois reçu les trois propositions, faire un petit rapport expliquant notre choix qui doit ensuite validé par les élus. Vous pouvez choisir le plus cher mais il faut argumenter.
Si vous envisagez plusieurs fournisseurs en fonction de leur spécificité, vous pouvez séparer vos achats en genres musicaux par exemple. L’inconvénient est que plus vous tronconnez, plus vous réduisez la somme à dépenser donc la remise au bout… A utiliser avec modération :-))
Une fois le choix entériné, le marché est passé pour la durée indiquée ou la somme promise.
Tous les détails administratifs sont à voir avec les spécialistes. Il me semble que vous n’est pas obligé de dépenser la somme indiquée dans la mise en concurrence. En revanche si vous la dépasser vous devez re-consulter.
Chaque collectivité a aussi ses spécificités qu’il vous faut connaître…
Remarque importante : le marché concerne tous les services d’une collectivité qui achètent le même produit ou service. Donc il faut vérifier s’il n’y a pas d’autres services qui achètent même occasionnellement des disques : crèches, archives, service de documentation,… Il faudra ajouter les sommes dépensées par eux à vos prévisions.
Pour un appel d’offre, les informations nécessaires sont les mêmes sauf que la procédure est plus longue : rédaction de l’appel d’offre, du cahier des clauses particulières, publicité dans les journaux et bulletins officiels (varit en fonction de la somme), réception, dépouillement des offres et décision en commision d’appel d’offre.
Le Prix
L’écart de prix entre fournisseurs variera surtout en fonction de votre budget.
Le taux de remise exprimé en pourcentage est un leurre dans la mesure où le prix du disque est libre. On peut très bien vous faire 25% sur un prix éditeur multiplié par 2. Deux possibilités pour contourner cet écueil :
Etablir une liste de références entre 10 et 50 comme base de devis pour une consultation simple ou pour le cahier des charges d’un appel d’offre.
Demander la remise sous forme de coefficient multiplicateur à partir du prix éditeur. C’est à dire prix éditeur x coefficient donne le prix que vous payez (exemple : prix éditeur 10 Euros x coefficient de 1,3 donne un disque à 13 euros). Plus le coefficient est bas, plus le prix est intéressant pour vous.
Les critères
Les critères les plus fréquents tournent autour des délais, de la technicité (terme vague, donc relativement pratique, pouvant inclure autant la fourniture de notices bibliographiques qu’un suivi personnalisé des commandes, etc.) et des prestations culturelles (conseils, participation aux expositions, etc.).
Le critère du taux de réponse reste difficile à mesurer. Ne vous fiez pas aux annonces des fournisseurs. Le taux de réponse doit prendre en compte le nombre de disques que l’on peut commander (nombre de références réellement disponibles chez le fournisseur) et le nombre de disques effectivement livrés (taux de reliquats)
L’aide au catalogage : Aujourd’hui les 3 « grands » fournisseurs » spécialisés offrent le catalogage des documents qu’ils vendent. Si les notices livrées sont de bonne qualité dans la pluspart des cas, Il vous appartient de verifier si celles-ci correspondent à vos critères de qualité.
Le service au client : vous êtes en droit d’attendre un service personalisé, un échange avec votre fournisseur : visite plus ou moins régulière d’un représentant qui vous présentera un choix de disque, (si possible un représentant qui connaît ce qu’il vend), la disponibilité du personnel (un téléphone que l’on décroche avant la 15ème sonnerie et où l’on vous donnera la réponse que vous attendiez), aide à la création d’un fonds (totale ou partielle)…
Les critères sont hiérarchisés avec critères techniques (étendue du catalogue via références disponibles, qualité des notices), critère de prix, critère de délai
Exemple de cahier des charges
Exemple 1 : Médiathèque Simone de Beauvoir (Athis-Mons)
Dans le cadre des nouvelles dispositions contenues dans le Code des Marchés, notre collectivité est soumise pour ses achats à une mise en concurrence.
Le présent cahier des charges a pour but de préciser les conditions de fournitures de disques compacts pour la Médiathèque Simone de Beauvoir.
Nombres de lots
Lot n°1 : Variétés françaises et internationales, musiques du monde, divers 4.000 à 6.000 Euros Lot n°2 : Classique et jazz 1.000 à 3.000 Euros Lot n°3 : Edition et distribution Harmonia Mundi 500 à 1.500 Euros Lot n°4 : Documents de deuxième main 100 à 400 Euros
Critères d’attribution 1) Prix après remise (cf. listes tests pour les lots 1, 2 et 3) 2) Assistance technique et conseils 3) Prestations culturelles
4) Délais de livraison
J’ai fais un lot spécial Harmonia Mundi pour 2 raisons : Toulouse possède une boutique HM ; je sais qu’au moins 1 disquaire ne propose donc pas les disques HM pour éviter de la concurrencer ; la boutique pourrait peut-être proposer des conditions financières plus avantageuses, en sus des conseils.
Texte des clauses particulières :
Les soumissionnaires doivent développer avec précision le contenu de l’assistance technique ainsi que les prestations culturelles. Ex : personnel spécialisé dans les différents domaines et secteurs, suivi personnalisé des commandes, collaboration à des animations thématiques, fourniture de notices bibliographiques, recherches documentaires et fourniture de discographies, commandes à distance, frais de livraison, fourniture d’imports et d’auto-produits, de disques épuisés dans le commerce, retour et échange des documents, catalogue des références disponibles, etc.
Listes tests : il s’agit d’obtenir un chiffrage (indiquer les prix avant et après remise) à partir de références précises ; en aucun cas ces listes ne constituent des commandes réelles. En cas de remise échelonnée suivant le volume d’achat, chiffrer avec un taux moyen et joindre le tableau des remises.
Exemple 2 : Le Mans
Nous sommes soumis aux marchés publics. Nous avons séparé notre budget en 2 lots :
1 : lot nouveautés : critère principal : avoir accès physiquement aux documents (tous les cd ne sont pas chroniqués). Fournisseur : la FNAC (depuis son arrivée reste le seul disquaire du Mans !). Avantage = livraison rapide = moins de 8 jours après notre passage.
2 : lot de « fonds » : aucune commande n’est passée à la Fnac (mauvais suivi, difficulté de se procurer certains labels, etc). Critères : richesse du catalogue, qualité du service rendu, passage d’un commercial. Fournisseur : CDMAIL
Dans les 2 cas, nous demandons la possibilité de retour de certains documents. La fourniture de notices de catalogage ne rentre pas, pour l’instant, dans nos demandes.
Quelques liens utiles :
Le nouveau code des marchés publics sur Légifrance
Le code des marchés publics 2004 sous l’angle des achats de livres par les personnes publiques et des achats des bibliothèques publiques (conseils et explications sur le site d’ACCOLAD, agende de coopération de Franche-Comté)http://www.livre-franchecomte.com/c…
